Como evitar falhas de comunicação?
Erros de comunicação podem ser engraçados, frustrantes ou perturbadores. Se você quiser diminuir as falhas de comunicação, fale claramente e remova suas suposições. Verifique com a pessoa para ter certeza de que foi compreendido. Ao se comunicar eletronicamente, seja claro, conciso e informativo. Ser um bom ouvinte também pode ajudar a evitar falhas de comunicação. Quando você coloca algum esforço em suas conversas, você pode diminuir o risco de comunicação incorreta.
Parte 1 de 3: usando comunicação clara
- 1Pense antes de falar. Pensar em suas palavras permite que você organize seus pensamentos e se prepare para dizer algo significativo. Especialmente se você estiver prestes a ter uma conversa importante, certifique-se de que suas palavras estejam organizadas de forma que você possa dizer o que quer dizer.
- Lembre-se de que sua atitude e tom podem comunicar muito. Mantenha seu foco estreito e tente não sair do assunto.
- Se você tiver problemas para dizer o que quer dizer, anote alguns pontos para garantir que cobriu tudo o que deseja dizer.
- Faça uma pausa intencional antes de falar. Muitas vezes, o instinto é lançar-se de cabeça para uma discussão. Mas, propositalmente, fazer pausas e reservar um momento para compor seus pensamentos antes de falar tornará mais provável que sua comunicação seja clara e seu público esteja pronto para ouvir.
- 2Chame a atenção deles. Ter a atenção de uma pessoa significa ter certeza de que ela está ouvindo e entendendo as palavras que você diz. Faça contato visual e verifique se eles estão ouvindo. Se a outra pessoa estiver distraída ou fazendo outra coisa, chame sua atenção ou tente em outro momento. Se eles parecerem distraídos com outras coisas, peça a atenção deles, dizendo: "Preciso ter certeza de que você entendeu isso" ou "Agradeceria sua total atenção".
- Se a pessoa parecer distraída, diga que falará mais tarde, quando ela estiver mais disponível.
- Por exemplo, se você precisa falar com alguém, mas ela está no meio de algo, diga a ela que você precisa conversar e deseja a atenção dela.
- Evite chamar ou gritar com as pessoas para chamar a atenção - vá até elas e fale cara a cara sempre que possível.
- 3Verifique suas suposições. Você pode presumir que as pessoas entendem o que você está dizendo ou pedindo que façam. No entanto, esclareça qualquer coisa sobre a qual a pessoa possa não ter certeza. Por exemplo, se você estiver dando instruções, esclareça qualquer coisa que a pessoa possa precisar fazer como trabalho de preparação. Você pode superestimar ou subestimar a quantidade de conhecimento ou habilidade de alguém, então é melhor perguntar.
- Isso é especialmente verdadeiro se você estiver conversando com alguém de uma cultura diferente da sua. Você pode presumir que eles entendem a gíria ou outro discurso, mas não custa nada perguntar. Se alguém parecer confuso, tente explicar melhor.
Não divague ou avance para muitos detalhes extras e evite abordar vários tópicos em um e-mail. - 4Seja gentil. Ser cortês em sua comunicação significa ser aberto, honesto e gentil. Você não diz nada que possa ser passivo-agressivo, sarcástico ou injurioso em relação à pessoa com quem está falando. Concentre-se em ser amigável e dizer o que você quer de uma forma que seja facilmente compreensível. Se você está interrompendo outras pessoas, sendo rude e desrespeitoso, não se comunicará com eficácia.
- O sarcasmo pode ser facilmente mal interpretado. Embora possa ser engraçado, dizer o contrário do que você realmente quer dizer pode levar a mal-entendidos. As pessoas podem ficar confusas com o que você realmente quer dizer. O sarcasmo também pode inadvertidamente se tornar cruel.
- 5Verifique a compreensão. Verifique com a pessoa se ela o entendeu. Isso pode ser tão simples quanto dizer: "Isso faz sentido?" ou "Você tem alguma dúvida?" Isso lhes dá a oportunidade de expressar quaisquer preocupações ou problemas que tenham.
- Isso pode ajudar as pessoas a se sentirem à vontade para fazer perguntas ou buscar esclarecimentos.
- Se você estiver dando instruções, peça que sejam repetidas para você para garantir a compreensão.
- Em algumas circunstâncias, é apropriado fornecer um resumo rápido.
- Por exemplo: "Só quero deixar claro: vamos primeiro abordar a conta Garcia, depois faremos uma reunião rápida sobre como solucionar problemas de comunicação. Entendeu?"
- 6Acompanhamento. Acompanhe a pessoa com quem você está se comunicando para ter certeza de que se comunicou com clareza. Por exemplo, se você enviou um e-mail, envie outro perguntando: "Como vai tudo? Você tem alguma dúvida?" se você falou com alguém, pergunte um ou dois dias depois: "Só estou checando. Está tudo bem?"
- Se você acha que pode ter se comunicado mal, use esse tempo para se comunicar com clareza e esclarecer qualquer coisa que possa ser confusa.
Parte 2 de 3: ser um bom ouvinte
- 1Compreenda a linguagem corporal. Grande parte da comunicação é não verbal. Preste atenção; pode ser muito importante. Manter contato com os olhos e observe quaisquer alterações na sua contato com os olhos ou da outra pessoa o contato visual. Observe a postura e as expressões faciais de uma pessoa e veja se há alguma inconsistência. Se você notar diferenças, faça uma pergunta novamente ou busque esclarecimentos.
- 2Ouça com atenção. Dê toda a sua atenção quando alguém estiver falando. Muitas pessoas tentam pensar no que vão dizer a seguir, mas permanecem engajadas com a pessoa que está falando. As pessoas gostam de se sentir ouvidas e compreendidas, e uma das melhores maneiras de fazer isso é ouvindo ativamente. Vire seu corpo na direção deles e se incline. Não se preocupe com distrações (como telefones celulares) e fique presente com a pessoa.
- Não ouça apenas as palavras que a pessoa está dizendo, ouça as informações e como elas estão se comunicando. Por exemplo, a voz da pessoa pode mudar ao falar sobre algo emocional ou quando ela se sente desconfortável.
Ter a atenção de uma pessoa significa ter certeza de que ela está ouvindo e entendendo as palavras que você diz. - 3Evite interromper. Se outra pessoa estiver falando, faça o possível para não interrompê-la. Deixe que eles completem seus pensamentos antes de adicionar algo a eles ou dizer qualquer outra coisa. Isso mostra que você está ouvindo e se preocupa com o que eles estão dizendo. Se você tende a interromper as pessoas com frequência, elas podem se sentir frustradas ao falar com você e não comunicar tudo o que desejam dizer.
- Permitir que alguém conclua seus pensamentos significa que você está ouvindo totalmente e não está preocupado com suas próprias palavras. Dessa forma, eles se sentirão mais à vontade para compartilhar tudo e não perderão o que pretendiam dizer porque a conversa foi desviada.
- 4Pergunte. Se algo não estiver claro ou se houver algo que você não entenda muito bem, faça uma pergunta a respeito. Tente dizer algo como: "Você se importaria de esclarecer o que você quer dizer com __?" ou "Não tenho certeza se entendi __. Você pode explicar?"
- Se a pessoa ainda estiver falando e você não quiser interrompê-la, anote a pergunta para não se esquecer de fazer a ela.
Parte 3 de 3: comunicação eletrônica
- 1Organize as informações. Se você está tentando comunicar informações, precisa ter certeza de que as informações chegam à pessoa de forma eficaz. Por exemplo, se você está planejando um evento, precisa fornecer detalhes importantes: local, horário e o que as pessoas precisam trazer. Soletre todas as instruções ou etapas que as pessoas precisam seguir e certifique-se de que as informações sejam claras.
- Antes de enviar as informações ou o convite, certifique-se de que contém todas as informações necessárias.
- 2Use menos palavras. Ao se comunicar por mensagens de texto ou e-mails, vá direto ao ponto. Um e-mail longo ou prolixo pode complicar o que você está tentando dizer. Por exemplo, se você está fazendo uma solicitação de algo, vá direto ao ponto e faça sua solicitação. Você pode dizer por que precisa que a solicitação seja feita, mas não continue. Basta informar o que você precisa e encerrar o e-mail logo em seguida.
- Se você tende a escrever e - mails ou textos longos, as pessoas provavelmente irão lê-los rapidamente em vez de lê-los completamente. Se você não consegue escapar de suas cartas longas, considere colocar as coisas mais importantes no topo.
- Lembre-se de que os e-mails não fornecem dicas sociais, como expressões faciais e tom de voz. Portanto, use uma linguagem clara e evite o sarcasmo.
- Emojis são úteis em e-mails sociais, mas na maioria das empresas os e-mails não são apropriados.
- 3Concentre-se em um tópico. Mantenha a mensagem o mais simples possível. Não divague ou avance para muitos detalhes extras e evite abordar vários tópicos em um e-mail. É melhor se concentrar em um item ou tópico de cada vez, em vez de muitas coisas em um e-mail. Se você tem vários assuntos a tratar, fale um de cada vez por e-mail. Dessa forma, a pessoa pode deletar cada e-mail conforme aborda cada tópico e não se esqueça de fazer ou endereçar algo.
- Se você insiste em abordar vários tópicos ao mesmo tempo, delineie-os claramente. Use marcadores ou outra organização para ajudar a esclarecer o conteúdo.
Se eles parecerem distraídos com outras coisas, peça a atenção deles dizendo: "Preciso ter certeza de que você entendeu isso" ou "Agradeceria sua atenção". - 4Vá direto ao ponto. Embora seja normal começar seus e-mails com "Como vai você?" ou outra brincadeira, não gaste muito tempo falando sobre algo diferente do que você deseja. Concentre-se no seu pedido ou nas informações que deseja compartilhar com a pessoa. Não dance em torno dele ou forneça uma longa introdução. Em vez disso, chegue ao ponto do que você quer ou tem a dizer.
- Certifique-se de não usar sarcasmo em bate-papos, mensagens instantâneas ou e-mails sem emoticons. O sarcasmo geralmente não se comunica bem por meio de texto, então é melhor fazê-lo pessoalmente.
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Perguntas e respostas
- Como posso evitar interrupções na comunicação com pessoas muito mais velhas ou mais jovens?Considere com quem você está falando. Use o inglês correto, mas palavras comuns que qualquer pessoa pode entender, não importa a diferença de idade
- O que é falha de comunicação verbal?Falta de comunicação verbal é quando você não coloca nossos pensamentos em ordem, não tem clareza sobre o que está pensando, tropeça nas palavras, faz uma longa pausa entre as palavras ou fala muito e não ouve os outros.
