Como acompanhar o ato família e licença médica?

Você poderá recuperar os prêmios pagos durante o período de licença
Se o funcionário não retornar ao trabalho após tirar a licença FMLA, você poderá recuperar os prêmios pagos durante o período de licença.

A Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA) oferece aos funcionários elegíveis até 12 semanas de licença sem vencimento a cada ano por motivos familiares ou médicos. Geralmente, você deve seguir o FMLA se tiver pelo menos 50 funcionários que trabalharam pelo menos 20 semanas no ano anterior. A lei é aplicada pelo Departamento Federal do Trabalho (DOL), que fornece regulamentos e padrões para ajudá-lo em seus esforços para permanecer dentro dos requisitos da lei.

Parte 1 de 3: educando funcionários

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    Inclua informações FMLA em seu manual do funcionário. O manual do funcionário deve fornecer informações básicas sobre o que o FMLA cobre, como solicitar licença e como os pedidos do FMLA afetam outros benefícios que seus funcionários podem receber.
    • Se você estiver coberto pelo FMLA, seus funcionários se tornarão elegíveis para benefícios depois de terem trabalhado pelo menos 1250 horas em um período de 12 meses.
    • Os motivos para a licença FMLA incluem o nascimento de uma criança, uma condição médica séria que torna o funcionário incapaz de trabalhar ou a necessidade de cuidar de um parente próximo com uma condição séria de saúde.
    • Você pode usar a ficha técnica FMLA do DOL para atender a esse requisito. Esta ficha técnica está disponível para download em http://dol.gov/whd/regs/compliance/whdfs28.htm.
    • O DOL também tem um guia do funcionário que explica o FMLA e responde a algumas perguntas frequentes sobre elegibilidade, direitos e benefícios. Você pode baixar o guia em http://dol.gov/whd/fmla/employeeguide.pdf.
    • Você ou o funcionário podem optar por substituir a licença remunerada acumulada no lugar da licença FMLA. Se você exigir que tal substituição seja feita, este requisito deve ser incluído no seu manual do funcionário.
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    Treine gerentes e supervisores para lidar com os pedidos de licença. Como os funcionários não são obrigados a indicar que estão solicitando licença sob o FMLA, seus funcionários supervisores precisam saber o que o FMLA cobre e como reconhecer essas solicitações.
    • Reveja os formulários e notificações exigidas em detalhes para que os gerentes e supervisores saibam como fornecer notificação conforme exigido pela FMLA e os prazos para fornecer essa notificação.
    • Seus gerentes e supervisores devem saber como calcular o ano de licença de 12 meses para fins de FMLA. Como empregador, você pode escolher um dos quatro métodos, mas deve aplicar o método que escolher de forma consistente - você não pode escolher um método para alguns funcionários e outro diferente para outros.
    • Geralmente, você pode medir o período de 12 meses usando o ano civil, um período fixo de "ano de licença" de 12 meses, um período de 12 meses medido a partir da data de início do primeiro período de licença FMLA de um funcionário ou um período medido a partir de a primeira data em que um funcionário usa qualquer licença FMLA.
    Você ou o funcionário podem optar por substituir a licença remunerada acumulada no lugar da licença FMLA
    Você ou o funcionário podem optar por substituir a licença remunerada acumulada no lugar da licença FMLA.
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    Exiba os pôsteres necessários no local de trabalho. O DOL possui pôsteres com informações básicas sobre os direitos dos funcionários de acordo com o FMLA que devem ser exibidos em todos os locais de trabalho cobertos.
    • O cartaz explica as disposições do FMLA e informa aos funcionários como registrar uma reclamação no DOL se o seu empregador violar a lei.
    • Você deve exibir o pôster em um local onde os funcionários e candidatos possam facilmente vê-lo e lê-lo, e ele deve permanecer disponível mesmo que você não tenha nenhum funcionário qualificado para licença FMLA.
    • Você pode baixar e imprimir uma cópia do pôster em http://dol.gov/whd/regs/compliance/posters/fmla.htm.
    • Se você tem funcionários que não são alfabetizados em inglês, você deve fornecer o pôster no idioma em que eles são alfabetizados.

Parte 2 de 3: manter registros adequados

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    Mantenha registros de folha de pagamento precisos e completos. De acordo com o FMLA, seus registros de folha de pagamento devem atender aos mesmos padrões definidos no Fair Labor Standards Act (FLSA).
    • Os registros da folha de pagamento devem incluir informações de identificação, taxa de pagamento, termos de remuneração, horas trabalhadas, outras remunerações e a remuneração total paga a cada funcionário.
    • Quando um funcionário retorna da licença FMLA, ele ou ela deve ser restaurado para o mesmo emprego ou um que seja virtualmente idêntico em termos de pagamento, benefícios e outros termos de emprego.
    • Os registros completos devem ser mantidos por pelo menos três anos.
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    Crie arquivos FMLA quando a licença for solicitada. Quando os funcionários exercem seus direitos sob o FMLA, mantenha os documentos em um só lugar.
    • Seu arquivo deve incluir as datas e horas de licença FMLA gozada, bem como quaisquer outros benefícios de funcionários ou horas de licença utilizadas.
    • Cada funcionário tem direito a apenas 12 semanas de licença por período de 12 meses. Você é responsável por manter registros precisos de cada funcionário para saber quanto tempo ele ou ela tem disponível quando uma solicitação é feita.
    • Inclua todas as solicitações por escrito do funcionário, bem como cópias de todas as notificações enviadas ao funcionário sobre sua licença.
    • Você tem permissão para solicitar um atestado médico da condição do funcionário. Se você solicitar um atestado médico, deve dar ao funcionário 15 dias para fornecê-lo.
    • Se você precisar de atualizações de status do período ou certificação da aptidão do funcionário para retornar ao trabalho, inclua cópias desses relatórios com sua outra papelada FMLA.
    • Quaisquer documentos relacionados a um certificado médico ou histórico médico de um funcionário ou membros da família de um funcionário devem ser mantidos como registros confidenciais separados de outros registros FMLA.
    Se um funcionário solicitar licença que possa comprometer o FMLA
    Se um funcionário solicitar licença que possa comprometer o FMLA, você terá apenas alguns dias após o recebimento da solicitação para responder.
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    Documente todas as disputas FMLA. Se você negar a solicitação FMLA de um funcionário, certifique-se de que os motivos dessa recusa sejam documentados e que qualquer papelada adicional seja mantida.
    • Os funcionários podem entrar com um processo privado ou uma reclamação com o DOL se não estiverem satisfeitos com sua resposta às solicitações do FMLA. Você precisará dessa documentação para defender suas ações, principalmente se negou a licença de um funcionário.
    • Lembre-se de que o FMLA exige que todos os avisos aos funcionários sejam feitos por escrito e entregues dentro de um determinado período de tempo. No caso de um funcionário discordar de suas ações em relação ao seu pedido de licença, você precisará provar que forneceu as notificações adequadas dentro dos prazos estabelecidos pelo FMLA. # Atualizar arquivos de pessoal com detalhes sobre benefícios. O arquivo de cada funcionário deve incluir detalhes sobre os benefícios fornecidos pelo empregador que ele acumulou.
    • Se o funcionário estiver recebendo benefícios como seguro, eles devem ser mantidos enquanto o funcionário estiver de licença FMLA. Você pode exigir que o funcionário continue pagando sua parte de quaisquer prêmios e é responsabilidade do funcionário tomar as providências necessárias para isso.
    • Manter registros de todos os pagamentos de prêmio para cumprir com este requisito FMLA. Se o funcionário deixar de pagar seus prêmios conforme acordado durante a licença, você e a seguradora têm o direito de interromper a cobertura.
    • Se o funcionário não retornar ao trabalho após tirar a licença FMLA, você poderá recuperar os prêmios pagos durante o período de licença.

Parte 3 de 3: respondendo a pedidos de licença

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    Considere exigir notificação por escrito dos funcionários. Embora não seja exigido pelo FMLA, exigir notificação por escrito permite que você documente todas as solicitações com precisão e mantenha registros completos.
    • Se a necessidade de licença do funcionário for razoavelmente previsível, você pode exigir 30 dias de notificação por escrito de qualquer solicitação FMLA. Quando a necessidade não for previsível, como em uma emergência médica, o funcionário ainda deverá avisá-lo o mais rápido possível.
    • A notificação do funcionário deve incluir informações suficientes para que você entenda que sua licença está coberta pelo FMLA.
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    Avalie prontamente os pedidos de licença de funcionários. Se um funcionário solicitar licença que possa comprometer o FMLA, você terá apenas alguns dias após o recebimento da solicitação para responder.
    • Como os funcionários não são responsáveis por indicar se pretendem usar o FMLA, qualquer pessoa que aceite regularmente solicitações de licença de funcionário deve saber como revisar rapidamente uma solicitação de funcionário e determinar se o FMLA se aplica.
    • Dependendo do tamanho da sua empresa, você pode considerar a designação de um único gerente ou supervisor para lidar com todas as solicitações FMLA.
    Você não pode dispensar ou discriminar um funcionário que solicita licença FMLA ou de outra forma exerce
    Você não pode dispensar ou discriminar um funcionário que solicita licença FMLA ou de outra forma exerce seus direitos perante a lei.
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    Envie avisos de designação quando apropriado. Os funcionários que não indicarem que estão solicitando licença sob FMLA devem ser notificados se você decidir designá-lo como tal.
    • Os funcionários devem ser notificados com antecedência se a licença solicitada está sendo contada em seu tempo FMLA. Mesmo que você saiba mais tarde que a licença tirada pelo funcionário previamente qualificada sob o FMLA, não poderá voltar e retroativamente designá-la como licença FMLA.
    • Apenas um aviso é necessário para cada motivo de qualificação dentro de um período de 12 meses.
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    Forneça descrições completas dos direitos e responsabilidades dos funcionários de acordo com o FMLA. No prazo de cinco dias úteis após a solicitação do funcionário, você deve enviar a ele um aviso de elegibilidade que descreve as expectativas e obrigações do funcionário e as consequências do não cumprimento de qualquer uma dessas obrigações.
    • Este aviso geralmente deve indicar se o funcionário é elegível para licença FMLA e, se não for elegível, incluir pelo menos um motivo.
    • Por exemplo, se você contratar uma funcionária em janeiro e ela solicitar licença para cuidar da mãe em agosto do mesmo ano, você enviará a ela um aviso de elegibilidade declarando que ela não é elegível para FMLA porque não trabalhou para você por 12 meses.
    • O DOL possui um formulário pré-impresso que você pode preencher e usar para atender a este requisito de notificação. Você pode baixar o formulário em http://dol.gov/whd/forms/wh-381.pdf.
    • O aviso de direitos e responsabilidades deve incluir a quantidade de licença que o funcionário tem disponível no FMLA, quanto de sua licença solicitada contará contra o direito FMLA e quaisquer requisitos relativos à certificação da condição médica do funcionário, pagamento de prêmios de seguro saúde, ou substituição de licença remunerada ou acumulada.

Avisos

  • Você está proibido de usar a licença FMLA contra um funcionário ao tomar qualquer ação trabalhista, incluindo contratação ou promoção, nem pode a licença FMLA contar contra um funcionário para os fins da política de frequência da sua empresa.
  • Você não pode dispensar ou discriminar um funcionário que solicita licença FMLA ou de outra forma exerce seus direitos perante a lei.
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