Como escrever um manual do funcionário?

Você pode criar um manual do funcionário que inclua diretrizes
Você pode criar um manual do funcionário que inclua diretrizes e regras sobre remuneração, benefícios para funcionários e o padrão de conduta da sua empresa.

Um manual do funcionário, também chamado de manual, descreve as políticas, procedimentos e princípios orientadores da empresa. O objetivo do manual é garantir que os funcionários tenham um entendimento completo e claro das políticas da empresa que afetam seu trabalho, pagamento e benefícios. É importante que qualquer empresa tenha um manual do funcionário abrangente para evitar quaisquer questões jurídicas que possam surgir e para apoiar seus funcionários. Você pode criar um manual do funcionário que inclua diretrizes e regras sobre remuneração, benefícios para funcionários e o padrão de conduta da sua empresa. Você também deve discutir as políticas da empresa sobre a proteção e a proteção de todos os funcionários. Certifique-se de usar um tom acessível e uma linguagem clara no manual para que seja fácil para seus funcionários seguirem.

Parte 1 de 5: criando uma seção introdutória

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    Comece com um parágrafo introdutório geral. O manual do funcionário deve incluir um parágrafo introdutório geral que descreve o propósito do manual. Você deve dar as boas-vindas ao funcionário na empresa e discutir a meta da empresa de ser um local de trabalho gratificante para os funcionários. Você também deve reiterar a importância da relação empregador / empregado.
    • Por exemplo, você pode declarar: "Nós da [Nome da empresa] estamos confiantes de que você descobrirá que nossa empresa é um lugar dinâmico e envolvente para se trabalhar e esperamos sua contribuição para nosso sucesso contínuo. Consideramos que nossos funcionários são o nosso melhor recurso valioso. Este manual servirá como guia para a relação entre empregador e empregado. "
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    Inclua uma isenção de responsabilidade de que o manual não é um contrato legal. Você também deve certificar-se de que a introdução do manual contenha uma isenção de responsabilidade de que o manual não é um contrato legal e vinculativo entre empregador e empregado. Isso ajudará a prevenir disputas legais e proteger sua empresa no caso de uma questão legal no futuro.
    • Por exemplo, você pode declarar: "Este manual contém apenas informações e diretrizes gerais. Não é um contrato legal vinculativo e não atua como um direito contratual de permanecer empregado pela empresa."
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    Observe que o funcionário pode ser demitido a critério da empresa. Este é outro aviso importante que deve ser incluído no manual do funcionário. Você deve certificar-se de declarar que sua empresa não é obrigada a reter funcionários e observar que um funcionário pode ser demitido a critério da empresa. Isso garantirá que o manual não seja visto como um contrato pelos funcionários ou não possa ser usado como tal em um tribunal.
    • Por exemplo, você pode declarar: "Seu emprego pode ser rescindido a qualquer momento com ou sem justa causa e sem aviso prévio da empresa. Você também pode renunciar a qualquer momento."
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    Tenha uma página de reconhecimento para o funcionário. Você também deve incluir uma página de confirmação que precisa ser confirmada e assinada pelo funcionário. Isso garantirá que o funcionário concordou com os termos do manual e significa que compreende as políticas do manual.
    • Você pode encontrar exemplos de uma página de reconhecimento para funcionários no site da Society for human resource management e no site da National Federation of Independent Business.
O manual do funcionário deve incluir um parágrafo introdutório geral que descreve o propósito do manual
O manual do funcionário deve incluir um parágrafo introdutório geral que descreve o propósito do manual.

Parte 2 de 5: abordando benefícios e remuneração de funcionários

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    Verifique os requisitos do seu estado para manuais do funcionário. A maioria dos órgãos governamentais federais e estaduais exige que as empresas forneçam uma política salarial clara e detalhada no manual do funcionário. Cada estado tem diferentes leis trabalhistas e exigem que você inclua informações diferentes sobre os salários dos funcionários no manual. Familiarize-se com as leis do seu estado para garantir a cobertura de todos os requisitos.
    • Você pode precisar verificar as leis federais para os empregadores através da Us Departamento do Trabalho website, ou Departamento aplicável do seu país de website do Trabalho. Certifique-se de ter esclarecido os requisitos do manual da sua empresa antes de delinear quaisquer políticas ou expectativas.
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    Descreva a política salarial. Seu manual do funcionário deve observar suas obrigações legais sobre cronogramas de pagamento e pagamento de horas extras. Seus funcionários devem saber com que frequência estão sendo pagos e também se são pagos por horas extras. Você deve delinear as horas de trabalho previstas para seus funcionários, dependendo se eles trabalham em tempo integral ou parcial.
    • Inclua descrições de funcionários isentos e não isentos. Funcionários isentos normalmente são gerentes de nível superior e estão excluídos das leis que regem o salário mínimo, horas extras e outras práticas salariais.
    • Sua descrição deve incluir a definição de horas extras. Por exemplo, trabalhar mais de 9 horas por dia, 40 horas por semana, feriados, etc. Lembre-se de mencionar que o tempo de viagem ou de preparação para estar pronto para o trabalho são compensados.
    • Você também deve observar a política da sua empresa sobre intervalos para café e almoço, como por exemplo, quanto tempo cada funcionário tem permissão para fazer esses intervalos. Isso garantirá que seus funcionários saibam o que esperar em termos de gerenciamento de tempo.
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    Discuta a remuneração do trabalhador. No manual do funcionário, você também deve discutir os pacotes de remuneração que sua empresa oferece aos funcionários. Isso pode incluir bônus, opções de ações e aumentos salariais ao longo do tempo. Certifique-se de oferecer pacotes de remuneração realistas e acessíveis para a empresa, pois pode ser necessário cumprir esses compromissos no futuro.
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    Inclui os benefícios dos funcionários. Sua empresa pode ser obrigada por lei estadual ou federal a oferecer benefícios aos funcionários, como benefícios de saúde, odontológicos e seguro de vida. Esses benefícios para funcionários devem ser resumidos no manual. Você não deve entrar em detalhes específicos, pois suas políticas de benefícios podem mudar e você não deseja colocar informações desatualizadas ou incorretas no manual.
    • Certifique-se de mencionar quem tem direito aos benefícios, como funcionários de tempo integral, funcionários de meio período e suas famílias e cônjuges. Você também deve explicar os critérios para se inscrever nos benefícios e quando você pode alterar os benefícios, como no caso de casamento ou nascimento de um filho.
    • Seu guia de benefícios também deve incluir detalhes de qualquer plano de aposentadoria ou poupança patrocinado pela empresa. Certifique-se de incluir quaisquer políticas relevantes, como correspondência de contribuição ou períodos de aquisição.
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    Descreva as políticas de reembolso de funcionários. Para empresas onde os funcionários podem ser obrigados a usar seus bens pessoais ou viagens para fins comerciais, você precisará definir a política de reembolso dessas despesas, se houver. Seja claro sobre quais despesas são de responsabilidade da empresa e quais são de responsabilidade do funcionário. Descreva o processo de obtenção de aprovação para reembolso e lista as despesas.
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    Observe a política de licença da empresa. De acordo com a lei federal, você deve ter políticas de licença em vigor. Você deve ter uma licença médica para a família, proporcionando aos funcionários até 12 semanas de licença sem vencimento para o nascimento ou cuidado de uma criança, para cuidar de um parente próximo com um problema de saúde sério ou se o funcionário desenvolver um problema de saúde sério. Você deve verificar as políticas do seu estado para licença familiar não remunerada.
    • Você também deve explicar as políticas da empresa para licença de férias, como quanto tempo de férias por ano os funcionários recebem como parte de seu emprego. Você deve delinear a quantidade de tempo permitida para a morte de um membro da família e para licença médica.
    • Certifique-se de discutir a política de licença de férias de sua empresa, incluindo como o tempo de férias é obtido e como solicitar folga. Você deve incluir uma lista de feriados observados pela empresa, com detalhes claros sobre quando a empresa fecha ou permanece aberta durante os feriados.
Isso garantirá que o funcionário concordou com os termos do manual
Isso garantirá que o funcionário concordou com os termos do manual e significa que compreende as políticas do manual.

Parte 3 de 5: delineando o padrão de conduta da empresa

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    Mencione as expectativas gerais da empresa para os funcionários. O manual do funcionário deve delinear os valores e expectativas que você gostaria de ver em seus funcionários. Você deve discutir como gostaria que os funcionários se comportassem e se comunicassem no local de trabalho. Você também deve anotar uma pessoa de contato com a qual os funcionários possam falar se tiverem dúvidas ou esclarecimentos.
    • Você também deve manter uma atitude positiva e encorajadora ao discutir as expectativas dos funcionários. Isso manterá seus funcionários engajados no manual e o tornará acessível para eles.
    • Por exemplo, você pode observar: "Esperamos que nossos funcionários sigam um alto padrão de conduta profissional e integridade. Como funcionário, você deve ser respeitoso e cortês com os sentimentos e necessidades dos outros. Indivíduos que agem de forma inadequada ou não profissional podem ser sujeito a ação disciplinar. "
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    Discuta o código de vestimenta no local de trabalho. Se o seu local de trabalho possui um código de vestimenta específico, você deve incluí-lo no manual do funcionário. Certifique-se de ter claro os requisitos do código de vestimenta e especifique as expectativas da empresa sobre como os funcionários devem aparecer no local de trabalho.
    • Por exemplo, se sua empresa tem um ambiente de escritório, você pode ter um código de vestimenta casual de negócios. Você pode observar que todos os funcionários são obrigados a seguir um código de vestimenta casual de negócios e parecer bem arrumados.
    • Dê um exemplo visual de roupas e cuidados aceitáveis, uma vez que as idéias podem variar entre grupos sociais e gerações.
    • Inclua regulamentos específicos sobre barbas, tatuagens visíveis e acessórios para a cabeça que possam ser religiosos.
    • Se seus funcionários estão frequentemente no campo trabalhando em canteiros de obras, por exemplo, você pode exigir que eles usem equipamentos ou roupas de segurança o tempo todo. Você deve descrever esses requisitos no manual para que os funcionários saibam como eles devem aparecer todos os dias no campo.
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    Incluir uma política de igualdade de emprego e não discriminação. Por lei, muitos estados exigem que as empresas tenham uma política de não discriminação e igualdade de emprego claramente declarada em seu manual do funcionário. Você deve declarar claramente que sua empresa proíbe a discriminação no local de trabalho.
    • Você também deve se certificar de discutir a Lei dos Europeus com Deficiências (ADA), que especifica a antidiscriminação contra pessoas com deficiência. Você pode descobrir mais sobre a ADA no site europeus com deficiência.
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    Tenha uma política anti-assédio e reclamação. Sua empresa também deve ter uma política anti-assédio que declare claramente que nenhum assédio em nenhuma circunstância é tolerado no local de trabalho. Freqüentemente, você é obrigado por lei federal ou estadual a implementar essas políticas para seus funcionários.
    • Você deve ter um processo em vigor para registrar uma reclamação de assédio, para que os funcionários saibam como fazer uma reclamação e com quem falar sobre o assunto. Você pode ter um representante de Recursos Humanos responsável por tratar de quaisquer reclamações de assédio no local de trabalho.
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    Incluir uma política sobre conduta e uso digital. Você também deve verificar se o manual do funcionário inclui uma política sobre como usar os computadores e software da empresa de maneira adequada no escritório e fora dele. Isso é especialmente importante se a maior parte do trabalho do funcionário for realizada nos computadores da empresa.
    • Certifique-se de descrever como os funcionários podem proteger suas informações eletrônicas e proteger todas as senhas ou informações da empresa em seus computadores. Você também deve observar todas as medidas de segurança em vigor para proteger a privacidade de seus funcionários on - line e as informações de sua empresa.
    • Você também deve ter orientações sobre o uso apropriado do computador e quais sites os funcionários podem ou não acessar. Certifique-se de que os funcionários saibam quais sites a rede da empresa pode ser usada para acessar e observe a importância de manter a privacidade das informações da empresa ao se comunicar por e-mail.
    • Observe todas as etapas de segurança que possam ser vistas como uma invasão da privacidade do funcionário, explicando por que são necessárias para a segurança da empresa.
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    Discuta o processo de avaliação de desempenho para os funcionários. Você também deve incluir detalhes sobre como seus funcionários serão avaliados em seu desempenho no local de trabalho. Você pode colocar uma métrica de avaliação de desempenho no manual ou incluir diretrizes gerais sobre como e quando as avaliações de desempenho acontecerão para seus funcionários.
    • Por exemplo, você pode observar que os funcionários recebem revisões anuais e que as revisões positivas geralmente levam a um aumento de salário ou bônus. Você também pode discutir a ação disciplinar que pode ocorrer se o funcionário não receber uma avaliação de desempenho positiva, como um período de experiência para o funcionário, seguido por uma segunda avaliação de desempenho ou demissão.
    • Em particular, observe qualquer conduta que possa resultar em demissão imediata, como uso de drogas e álcool, roubo, assédio, violência ou outras ofensas graves.
Você também deve verificar se o manual do funcionário inclui uma política sobre como usar os computadores
Você também deve verificar se o manual do funcionário inclui uma política sobre como usar os computadores e software da empresa de maneira adequada no escritório e fora dele.

Parte 4 de 5: discutindo segurança e proteção

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    Descreva as medidas de segurança no local. Seus funcionários devem estar cientes de todas as medidas de segurança em suas instalações, incluindo câmeras de segurança, detectores e guardas. Inclua todos os procedimentos operacionais necessários para passar pela segurança. Descreva quaisquer áreas fora dos limites ou de acesso restrito, juntamente com uma descrição clara de quem tem ou não permissão para entrar nelas. Para maior clareza, você pode incluir um mapa mostrando essas áreas.
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    Observe se a empresa cumpre as leis de saúde e segurança ocupacional. Você pode ser obrigado a cumprir as leis de Saúde e Segurança Ocupacional em seu estado e deve mencionar essas leis no manual do funcionário. Você deve observar que todos os funcionários devem relatar todos os acidentes, lesões, riscos potenciais à segurança e quaisquer questões relacionadas à segurança para a gerência.
    • Você também deve ter políticas de segurança em vigor em relação ao mau tempo ou condições de trabalho perigosas. Isso é especialmente importante se seus funcionários costumam trabalhar no campo ou fora da empresa.
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    Descreva a política de relatório de incidentes. Você também deve incluir um processo para relatar incidentes no trabalho, como um ferimento durante o trabalho ou um roubo. Seus funcionários devem estar cientes de como podem relatar um incidente e com quem podem falar no caso de um incidente.
    • Você pode ter um processo detalhado no manual do funcionário para relatórios de incidentes ou mantê-lo mais geral. Você pode optar por uma discussão mais geral se achar que o processo de relato pode mudar no futuro.
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    Discuta um plano de ação em caso de emergência. Você também deve incluir um plano de ação claro no caso de uma emergência, como um incêndio no local de trabalho ou um desastre natural, como inundações ou mau tempo. Você deve ter um plano de saída para os funcionários seguirem em um mapa no manual e discutir as áreas de segurança ou pontos fora do prédio.
O manual do funcionário é um documento crucial que pode ser usado posteriormente por seus funcionários
O manual do funcionário é um documento crucial que pode ser usado posteriormente por seus funcionários em uma disputa legal.

Parte 5 de 5: usando o tom e a linguagem apropriados

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    Mantenha um tom coloquial. O manual do funcionário deve ser acessível e fácil de ler para todos os funcionários, em um tom que seja coloquial, em vez de formal ou rígido. Tente atrair todos os funcionários usando um tom que seja acessível e claro.
    • Você pode fazer isso imaginando que o manual é uma conversa que você está tendo com um empregado como empregador. Você deve usar um tom claro e amigável ao falar com seu funcionário e evitar linguagem formal ou rígida.
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    Evite jargões ou linguagem complexa. As leis trabalhistas podem ser complexas, mas isso não significa que seu manual do funcionário deva estar repleto de palavreado ou jargão. Em vez disso, opte por uma linguagem clara e termos simplificados. Ter termos legais de difícil compreensão pode não proteger legalmente a sua empresa no final e apenas afastar os funcionários que estão lendo o manual.
    • Você deve tentar evitar o uso de termos formais como "gerenciamento" ou "autoridade". Em vez disso, use "nós" ou "empregador" para que o funcionário não se sinta sobrecarregado. Você deseja que o tom soe casual, pois seus funcionários estarão mais propensos a ler o manual completo se ele parecer amigável e envolvente.
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    Atenha-se a regras e diretrizes viáveis. Evite colocar orientações no manual que sejam excessivamente exigentes ou irracionais. Você deseja que o manual atue como um guia útil para seus funcionários e não deseja criar regras difíceis ou impossíveis de cumprir.
    • Você também deve tentar manter o manual curto e agradável, com informações suficientes para cumprir os requisitos estaduais para manuais do funcionário. Você não quer sobrecarregar seus funcionários com informações ou regras rígidas que são difíceis de seguir.
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    Faça com que o manual seja revisado por um advogado antes de usá-lo. O manual do funcionário é um documento crucial que pode ser usado posteriormente por seus funcionários em uma disputa legal. Você deve fazer com que o manual seja revisado por um advogado ou por uma revisão jurídica para ter certeza de que seu texto está claro e de que você não está responsabilizando sua empresa por quaisquer questões jurídicas no futuro. Depois de liberado pela revisão legal, ele estará pronto para ser distribuído para funcionários novos e atuais em sua empresa.

Comentários (1)

  • vasco55
    Obrigado por este ótimo artigo! Basicamente, tenho este projeto em que devo criar um manual do funcionário para a minha aula de Administração do 11º ano. No começo eu não tinha ideia de como escrever um, e agora acho que posso escrever um manual muito bom, graças a este artigo.
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