Como administrar um evento?

Para gerenciar um evento, comece escolhendo a data, a hora e o local e fixe a agenda. Em seguida, envie convites, rastreie RSVPs e obtenha ajudantes para qualquer coisa que você estiver fazendo internamente. Além disso, contrate prestadores de serviços, como fornecedores ou floristas, para tudo o mais que você precisa fazer. Conforme a data do evento se aproxima, familiarize-se com o local e confirme os detalhes de última hora com suas equipes internas e externas. Em seguida, chegue cedo no dia do evento para definir as coisas e esteja preparado para fazer as alterações de última hora necessárias. Para dicas sobre como encontrar um mestre de cerimônias para o seu evento, continue lendo!

Quero trabalhar em gestão de eventos
Quero trabalhar em gestão de eventos, mas não fiz nenhum MBA em gestão de eventos.

A gestão de eventos é uma grande experiência, independentemente de ser a sua própria festa, um evento corporativo, para a família e amigos, ou casamentos e outros eventos mais formais. É um trabalho difícil, mas também muito gratificante. Isso pode fazer uma diferença enorme para as pessoas envolvidas, que apreciarão muito sua gentileza e esforços monumentais na organização de seus aniversários, aniversários, casamento ou outra celebração ou evento. As etapas a seguir ensinam como ser um grande gerente de eventos, dão algumas sugestões para solucionar problemas e, com um planejamento cuidadoso, evitam todos juntos.

Parte 1 de 5: detalhando o básico

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    Descubra seu propósito e objetivos. Isso tudo parece um pouco lógico, mas você precisa colocar isso em tinta permanente para saber qual é o melhor tamanho do local, o orçamento certo, a natureza das apresentações, a quantidade (ou tipo) de convidados e quais estratégias empregar para seu evento específico. Então, qual é o seu resultado ideal? O que você quer fazer?
    • Depois de descobrir o que está fazendo (celebrando, arrecadando fundos, educando, vendendo, propondo casamento, etc.), pense por que está fazendo isso. Saber suas motivações pode ajudá-lo a se concentrar e impulsionar.
    • Ter alguns objetivos também pode ajudar a alinhá-lo na direção que você precisa seguir. Você não pode continuar tentando alcançar uma meta que não foi definida! Quando você tem 2990€ e está mirando em 3730€, esse objetivo pode levá-lo até a linha de chegada.
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    Escolha sua data e hora. Este é um dos fatores mais importantes no planejamento do seu evento. Escolha uma data e hora que ninguém pode marcar e não importa o quão grande seja o evento que você planejou. E escolha uma data e hora muito distante - ou que chegue muito cedo - e seus convidados vão se esquecer disso ou já têm planos. A síndrome Goldilocks de gerenciamento de eventos!
    • Idealmente, você deseja que seus convidados saibam em cerca de duas semanas. Isso lhes dá um bom tempo para ainda não ter planos e um bom cronograma para convidá-los e lembrá-los uma ou duas vezes antes que a hora realmente chegue. Portanto, faça com que seu evento seja daqui a algumas semanas, no mínimo, se você puder.
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    Escolha o seu local. Agora que você tem uma ideia do que está fazendo e de quando está fazendo, pode começar a pensar sobre os locais e a abordar os possíveis com uma data e coisas de que precisará. Que tipo de edifício você deseja hospedar e como o espaço será gerenciado? Os convidados devem sentar-se em cadeiras enfileiradas, em bancos ou em mesas, ou em tapetes de piquenique ao ar livre? O clima será um problema? Será necessário espaço para dança, pódio de alto-falantes ou palco? Nesse caso, planeje garantir que o espaço do evento seja grande o suficiente.
    • É sempre melhor visitar o local com antecedência e fazer um mapa da área. Este mapa pode ser usado como um "plano de batalha" e permite que você desenhe e aloque espaço de mesa, rotas de serviço para serviços de alimentação, acesso desabilitado se necessário e rotas de saída, bem como como você colocará o equipamento no lugar. Você também deve marcar onde o gerador de energia (se necessário), equipamentos externos como geladeira, máquina de gelo, churrasqueira ou fogões (etc.) estarão, bem como onde os pontos de energia e cabos estarão (que podem ser cobertos discretamente com um tapete) e outros riscos de segurança a serem tratados.
    • São necessárias aprovações legais e do governo local? Na maioria dos casos, as aprovações são necessárias para um bar, mas também para ruído excessivo, acesso de veículos e estacionamento, construção de grandes recintos como um pavilhão e outras necessidades.
    DICA DE ESPECIALISTA

    O que nosso especialista faz: quando estou ajudando alguém a escolher um local para um evento, gosto de fazer um gráfico comparando suas 3 principais escolhas de local. Dessa forma, você pode comparar coisas como o custo, as regras do local, quaisquer fornecedores preferenciais, licenças ou seguro necessários e o que está ou não incluído em termos de aluguel, como mesas, cadeiras e decoração.

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    Escolha a quantidade de pessoas a convidar. Quantas pessoas seu orçamento e local podem atender? Alguns eventos são estritamente ingressos ou apenas para convidados, por isso é mais fácil de planejar, mas muitos eventos terão retardatários ou extras, como filhos, parceiros ou amigos. E tenha em mente que quanto mais convidados você tem, mais tripulação você precisa também.
    • Como pode ser o maior problema logístico, é sempre bom garantir que haja espaço adequado para todas as pessoas se movimentarem no local.
    • Em estabelecimentos mais antigos, costumam chamar a quantidade de hóspedes de "pax", portanto, se estiver trabalhando em um centro de eventos e você vir "Pax 150", significa que são esperados 150 convidados.
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    Defina um orçamento. Esperamos que você tenha algumas pessoas em quem possa contar para avaliar em conjunto quanto dinheiro você precisará para este evento. Você está pagando algum funcionário? Alugando equipamentos e seu local? Fornece comida e bebidas? Publicar panfletos ou cartões postais? Escolha um número que pareça factível e atenda ao seu plano. Você não vai querer acabar pagando do seu próprio bolso por isso se não for necessário.
    • Você pode estar em uma situação em que pode conseguir patrocínios ou doações, mas a maioria de nós não tem tanta sorte. Se você não prevê a entrada de mais fundos, é imperativo que você economize quando necessário. Em vez de ter uma equipe de catering, forme uma função BYO ou "traga um prato" (o serviço de bufê é mínimo, mas você precisará fornecer uma mesa de comida, banho-maria e geladeiras). Em vez de contratar um fotógrafo, saia por aí e tire fotos você mesmo. Seja criativo onde for preciso!
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    Reúna uma equipe. Organize sua equipe de serviço (mesmo que sejam amigos e parentes ou outros voluntários) para lidar com seções diferentes e relevantes, mesmo se você não estiver administrando um evento profissionalmente, mas administrando um pequeno evento familiar. Uma boa gestão de eventos em grande escala consiste em organizar pessoas para se responsabilizarem por áreas individuais do evento e garantir que todos saibam qual é o plano.
    • Sua tripulação precisa ser notada com tanta antecedência quanto as equipes que você está contratando e seus convidados. Atribua-lhes tarefas o mais rápido possível, dando-lhes preferência, se possível. E tente ter algumas pessoas em espera - sempre há alguns flocos em cada grupo.
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    Defina a agenda. Nenhum planejamento pode acontecer até que você saiba exatamente o que vai acontecer no seu evento. Quando os palestrantes estão falando? Existem jogos, atividades ou apresentações que devem ser agendadas? Quanto tempo os convidados precisam para comer? Elabore um cronograma razoavelmente detalhado para as atividades do dia.
    • Sempre deixe um pouco de espaço de manobra; nenhum evento será exatamente como você planejou, até o minuto. As pessoas se atrasam, os discursos demoram mais do que o esperado, a fila do bufê não se embaralha, você escolhe. Portanto, embora você precise de uma boa ideia do que está acontecendo, entenda que é para fins organizacionais e nada está escrito em pedra.
Sereno pode fazer maravilhas em qualquer evento
Um gerente de eventos calmo e sereno pode fazer maravilhas em qualquer evento; um tenso e tenso não pode.

Parte 2 de 5: fazendo a bola rolar

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    Envie convites. Porque de que outra forma as pessoas saberão que podem vir?! Você tem que enviar convites para eles! E isso também não é algo que você deva economizar. Seu convite é a cara do seu evento. A primeira impressão que as pessoas têm do que esperar e se deveriam vir. Tem que ser bom.
    • Considere seus convites típicos - cartões postais, panfletos, etc. Mas também não use papel: e-mail, boletins informativos, Facebook, Twitter e sites como o Eventbrite que servem como convites, rastreadores de convidados e um calendário.
      • Correção: se você está tentando atrair o máximo de pessoas possível, use o Facebook e o Twitter. Se você está tentando mantê-lo apenas para VIPs, evite essas plataformas. Isso é apenas procurar encrenca.
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    Acompanhe aqueles que aceitaram. Você precisará de um número de funcionários para saber de quanto e do que você precisa, então fique atento! Provavelmente não será o número que realmente aparecerá, mas deve dar uma ideia geral. Sites projetados para gerenciamento de eventos podem ajudá-lo a fazer isso - mas o Facebook e uma planilha do Excel também podem.
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    Lide com o que você precisa alugar. Você precisará encontrar, contratar, reservar ou delegar fotógrafos, construtores, designers e decoradores, palestrantes convidados, patrocinadores, artistas ou bandas, oficiais ou clérigos, parceiros de dança ou demonstrações? É aconselhável incluí-los nos cálculos do serviço de bufê e dos assentos, de modo que uma refeição e um lugar para mesa sejam fornecidos para eles, se apropriado ou necessário, também.
    • Alimentos e bebidas são fornecidos? Em caso afirmativo, saiba quem estará na equipe para cuidar da cozinha, servir e limpar. Que tipo de comida você precisa servir? É provável que haja hóspedes com alergias, necessidades vegetarianas ou veganas, diabéticos, necessidades religiosas, como halal ou kosher, sem glúten, (etc)? E haverá bebês, crianças pequenas ou idosos ou feridos que não podem comer alimentos sólidos?
    • O entretenimento e a logística são organizados? Esta parte pode ser a entrega de equipamento de música, pavilhões ou tendas e efeitos decorativos ou gerenciamento de palco de que você precisará, como um microfone e amplificadores, iluminação, tomadas elétricas, projetores e telas para apresentações de slides, máquinas de fumaça ou outros efeitos mágicos de palco, como espelhos, banners e sinalização corporativa, etc.
      • Se você subcontratar uma empresa para entretenimento, consulte-a para garantir que ela seja capaz de fornecer e montar seu próprio equipamento, bem como onde ficarão as seções de palco e serviços no local e qual será a programação. Dessa forma, você pode descobrir o que precisa fazer para ajudá-los.
    • Fornecedores de comida, floristas, artistas e outras pessoas importantes apreciam o máximo de tempo possível para planejar, pois normalmente é mais caro obter mercadorias e funcionários para solicitações de alta urgência. A outra vantagem é que, caso não consigam ir ao seu encontro, ainda tem algum tempo para encontrar uma alternativa.
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    Encontre alguém que será o mestre de cerimônias (MC). O MC nem sempre organiza o evento inteiramente, mas é o anfitrião do evento. Normalmente é um membro da festa, que organiza discursos, anuncia eventos como os cursos de alimentação, dança, convidados notáveis ou entretenimento. Estabeleça contato com essa pessoa com frequência e mantenha-os atualizados. Se forem bons, serão muito úteis.
    • Às vezes, você pode ter que ser o MC, caso em que o trabalho se torna muito mais difícil, pois você precisará continuar trabalhando até que tudo acabe. Em seguida, torna-se importante configurar sua equipe de serviço com seus próprios líderes de grupo para que você possa delegar a eles a maioria das tarefas normais.
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    Reúna seu equipamento. Ao contratar uma equipe, verifique novamente se eles estão trazendo o equipamento de que precisam. Em alguns casos, eles podem apenas fornecer-lhe corpos ou bens e deixar por isso mesmo; você pode precisar fornecer o equipamento separadamente. Ele pode ser alugado, comprado ou até mesmo emprestado de sua extensa rede social. Examine sua lista de verificação de guardanapos a sistemas de PA e cabos de extensão.
    • As decorações são uma grande parte de qualquer evento. Toalhas de mesa, flores, presentes, velas, balões, banners ou cenários para fotografia, tapetes vermelhos, (etc) devem sempre ser adquiridos com bastante antecedência.
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    Cubra suas bases. Uma coisa que muitos novatos esquecem são os pontos mais delicados das instalações. Existem o suficiente? Exemplos são banheiros e banheiros, vagas de estacionamento, rampas de acesso para cadeiras de rodas, vestiários, depósitos e espaço de cozinha, lixeiras, refrigeradores de vinho, acesso à energia, etc. Esses são obstáculos que só são viáveis se você os prever com antecedência.
    • Pense também fora do seu evento: será necessário transporte e acomodação para convidados internacionais ou de fora da cidade ou delegados em hotéis, bem como reservas e espaço para seu transporte para levá-los de e para o evento?
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    Saiba com quem você está lidando. Compreender a hierarquia social do seu evento - se não for verdadeiramente seu - é essencial para saber como lidar com qualquer situação. Como é essencial que o cliente tenha confiança em você, você precisará descobrir:
    • Quem são os principais convidados - isso geralmente é simples quando se trata de um evento de celebração - como a noiva e o noivo. O cliente nem sempre é o (s) convidado (s) principal (is), mas pode fazer parte do grupo ou não estar presente.
    • Quem são os convidados anfitriões - essas pessoas geralmente atuam como anfitriões em suas próprias mesas e tendem a ser bons socializadores e motivadores dos convidados. Essas pessoas são úteis para manter uma atmosfera de convívio e iniciar uma conversa se as coisas acalmarem, encorajar as pessoas a dançar ou apresentar outras pessoas para fazer novas amizades. Essas pessoas devem ser confiáveis, mas geralmente são úteis para saber, pois irão mantê-lo informado, podem intervir e ser um palestrante convidado ou MC para você em uma emergência e essas são as pessoas em geral que tornam o evento mais tranquilo na linha de frente.
    • Quem são os pacificadores. Você deve estar sempre ciente de quem são essas pessoas-chave, pois precisa avisá-las sobre questões e envolvê-las no tratamento de questões e disputas, quando apropriado. Geralmente será o chefe da família, um zelador, chefão ou segurança contratado.
    • Quem é o tomador de decisão. Na maioria dos casos, é você mesmo como gerente, mas quando você precisar consultar os convidados e não for apropriado envolver os principais convidados (já que eles normalmente estarão ocupados sendo bons anfitriões), descubra quem você deve consultar em uma emergência. Em última análise, seria a pessoa que paga a conta se você estiver cobrando por seus serviços, ou quem você pode considerar como "o cliente" como a pessoa que tem a palavra final sobre o assunto.
Para gerenciar um evento
Para gerenciar um evento, comece escolhendo a data, a hora e o local, e fixe a agenda.

Parte 3 de 5: se aproximando da linha de chegada

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    Familiarize-se com o local. Bem antes do evento, é uma boa ideia avaliar seu local e descobrir como tudo será organizado. Você pode precisar fazer arranjos adicionais para acomodar a planta baixa - cabos de extensão, iluminação, etc. E se for difícil de encontrar para você, provavelmente será difícil de encontrar para seus convidados, então certifique-se de levar isso em consideração também!
    • Se depender de você, mapeie para onde tudo irá e quando. Se não houver espaço para isso, ele precisa ir embora. Converse com o gerente do local sobre a ajuda que eles estão dispostos e são capazes de oferecer e se há códigos de cidade que você precisa obedecer, especialmente em caso de emergência.
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    Considere fazer kits para sua equipe. Suas equipes trabalharão muito. Para mostrar a eles o seu apreço e mantê-los sempre atualizados, prepare um kit para distribuir no início do evento. Garrafas de água, barras de granola, chocolates, pequenas lembranças de agradecimento, o que você achar melhor. Isso também aumentará o moral desde o início.
    • Considere a possibilidade de conseguir emblemas ou um pequeno favor de festa para que se sintam parte do evento e até se lembrem dele. E certifique-se de que eles fiquem alimentados e regados! Sempre pense em sua equipe como recursos que você deseja usar no futuro.
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    Verifique com todas as equipes e partes externas. Antes do evento, é importante ter todos os seus patos em fila. Certifique-se de fornecer instruções claras à sua equipe sobre como chegar ao local e dar-lhes seu número ou, de preferência, um cartão de visita com contatos para ligar se precisarem de instruções. Alguém tem alguma pergunta? Não? E quebre!
    • Certifique-se de que todos estejam confortáveis com seus deveres. Algumas pessoas podem não estar dispostas a vocalizar isso, então leia se possível. Eles parecem seguros e confiantes? Se não, tranquilize-os, revise suas funções e faça-lhes algumas perguntas básicas. Em caso de dúvida, coloque-os em parceria com um parceiro mais capaz.
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    Prepare uma lista de contatos e outra papelada, se necessário. Sua organização pessoal é tão importante quanto a organização do evento. Se você for organizado e as coisas derem errado, tudo pode ficar bem. Mas se você não estiver, o inferno pode explodir. Estas são algumas maneiras de se preparar:
    • Faça uma folha de contato com números de telefone e endereços. O padeiro achou que você estava pegando o bolo? Sem problemas. Ligue para Ashley, que mora nas proximidades - ela pode passar na padaria a caminho do evento.
    • Faça uma lista de verificação. Conforme as equipes entram, você saberá quais mercadorias, quais equipamentos e quais corpos estão faltando.
    • Prepare faturas e faturamento conforme necessário. Quanto mais no topo do seu jogo você estiver agora, menos problemas você terá mais tarde.
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    Evite mudanças de última hora. É provável que haja mudanças artísticas frequentes? Os casamentos são infames para clientes que fazem alterações de design de última hora, por isso é aconselhável recomendar aos seus clientes uma data limite para as alterações. Normalmente, uma semana antes do evento está deixando muito próximo, mas dá ao cliente alguma flexibilidade e evita que mudanças de última hora cheguem tarde demais para serem práticas ou econômicas de implementar.
    • Se forem mudanças simples, sutis ou básicas usando decorações já fornecidas, então não é irracional aceitar as solicitações de mudança. Seja o mais acomodado possível no que geralmente é um evento muito antecipado emocionalmente.
Agradeça a eles pela oportunidade de ter uma experiência tão grande de realizar um evento com eles
Mesmo que não seja remunerado após o evento, agradeça a eles pela oportunidade de ter uma experiência tão grande de realizar um evento com eles.

Parte 4 de 5: gerenciamento do evento real

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    Configure tudo. Seja o primeiro a chegar ao local para supervisionar os preparativos. Certifique-se de que todos os arquivos estejam em conformidade e comece a fazer chamadas telefônicas. Ajude quem precisa de ajuda, oriente quem precisa de orientação e saia do caminho quando precisar. Sem ferimentos até depois do evento, por favor.
    • Você se sentirá um pouco mais calmo se fizer uma lista de verificação. Tenha uma parte para sua tripulação, uma parte para equipes contratadas, uma parte para decoração e configuração básica e uma parte para equipamentos. Quando tudo estiver marcado, você terá tempo para respirar.
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    Delegar. Não tenha medo de delegar. O principal estressor quando se trata de um evento é o tempo. Para salvá-lo, todas as mãos precisam estar no convés - ou convés diferentes. Se alguém não está sendo tão útil quanto poderia ser, dê-lhe algo melhor para fazer. É o seu trabalho. Não é você sendo mandão ou ultrapassando seus limites; é você fazendo o que deve fazer.
    • Quando você delega, seja firme, mas educado. Diga: "Juan, preciso de você aqui agora para ajudar com o bufê. Obrigado." Sua equipe precisa se unir tanto quanto o evento. Mantenha tudo funcionando perfeitamente sendo o líder que você precisa ser.
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    Seja flexível. Isso significa certificar-se de que as coisas sejam mantidas conforme o cronograma e auxiliar ou ter planos de backup se houver atraso - e estar tudo bem com isso. Se você começar a se estressar, perderá a cabeça. Nada de bom virá disso. Portanto, quando esse discurso se prolongar por dez minutos e o orador estiver ignorando seus sinais flagrantes de angústia ou sua tentativa de fingir um derrame para criar uma distração, relaxe. Você só vai ajustar o aperitivo e ninguém vai notar. Evento intacto.
    • Coisas acontecem. Eles fazem. Eles têm o mau hábito de acontecer. Não há como prever tudo, e quanto mais cedo aceitar isso, melhor. Um gerente de eventos calmo e sereno pode fazer maravilhas em qualquer evento; um tenso e tenso não pode. Portanto, relaxe e siga o fluxo - tudo acabará em breve!
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    Mantenha todos atualizados. Verifique se os números e as necessidades dos convidados ainda estão corretos no dia do evento e avise a equipe de serviço sobre quaisquer mudanças o mais rápido possível. Você deve ser o primeiro par de olhos a notar se algo der errado.
    • Consulte seus clientes para ver como eles estão se sentindo; eles podem estar excitados, nervosos, preocupados, entediados ou mentalmente esgotados ou ter algum problema em seu prato que em alguns casos você pode acalmar com compreensão, algumas palavras gentis e assistência prática. É aconselhável usar esse tempo para rejuvenescer o entusiasmo dos convidados e da equipe, quando apropriado.
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    Faça o seu trabalho. Confie e respeite sua equipe de serviço para cuidar de si mesma - se você deu a eles uma boa base, eles devem estar bem. Ofereça ajuda se necessário, mas eles devem ter experiência o suficiente para não precisar de ajuda alguma. Aqui estão algumas coisas a serem lembradas:
    • Aja como concierge ou recepcionista no início, encontrando e cumprimentando cada hóspede (se apropriado) conforme eles chegam. Passe as rédeas ao MC quando o evento começar. A função de gerenciamento será mais ativa na resolução de problemas e na garantia de todas as tarefas domésticas, como preparação de alimentos e serviço executado conforme o planejado.
    • Fique de olho nos convidados e mantenha contato com o MC frequente e discretamente caso eles queiram (ou precisem) mudar de planos.
    • Mantenha uma distância respeitosa dos principais convidados - afinal, o evento é voltado para eles - mas seja facilmente acessível verificando nos momentos apropriados como eles acham que o evento está indo, bem como quaisquer problemas, pedidos ou sugestões que possam ter.
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    Para eventos de marketing, dê um take away. Você quer que todos os seus convidados se lembrem de como eles se divertiram. Na verdade, você provavelmente quer mais do que isso. Uma visita a um site, futuras doações, boca a boca, qualquer coisa. Para garantir que o seu evento seja a lenda que merece ser, dê um take away. Seja uma foto, um flyer ou uma caneta, ter algo para lembrar seus convidados do evento é uma boa maneira de garantir que você permaneça em suas mentes.
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    Parabenize-se após o evento. A maioria dos eventos tende a correr por conta própria quando começam, mas todo o trabalho duro é a preparação que ninguém vê. Então dê um tapinha nas costas porque você merece! Ok, voltando a derrubá-lo. O trabalho ainda não acabou!
    • Após o evento, combine um horário para atender e agradecer seu cliente. É sempre recomendável oferecer um presente adequado e atencioso para lembrar o tempo que passaram com você, pois são esses pequenos toques que enriquecem a experiência e podem fazer com que recomendem seus serviços no futuro. Se você deu um presente durante o evento, como em um registro de presentes com os outros convidados, um depois do presente atencioso, como flores, uma fotografia emoldurada de seu momento favorito no evento (como cortar a fita ou o clímax o show, ou a cerimônia de premiação, ou o beijo de casamento, ou soprar as velas de um bolo, etc.), ou algum outro presente pode ser apropriado.
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    Limpe e saia! Assim como a mãe disse: "Deixe na mesma condição em que o encontrou", o mesmo vale para o seu local. Tudo precisa estar exatamente como antes de você chegar - este é um negócio em que você não quer queimar nenhuma ponte. Portanto, avise suas equipes que é hora de derrubar e não os deixe sair até que tudo esteja resolvido. E você também precisa contribuir!
    • Isso é bom, com certeza, mas também evita que você seja cobrado mais do que deveria. Muitos lugares cobrarão taxas extras de limpeza se encontrarem oportunidade para fazê-lo. Portanto, torne-o o mais limpo possível para evitar os custos ocultos.
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    Cuide das devoluções, pagamentos e agradeça a todas as partes. Pode ser necessário providenciar a devolução do equipamento alugado ou emprestado e, posteriormente, consultar o cliente sobre sua experiência. Mesmo que não seja remunerado após o evento, agradeça-lhes a oportunidade de ter uma experiência tão grande de realizar um evento com eles. Você pode conseguir um cartão de visita deles?
    • Agradeça a sua equipe também! Certifique-se de que todas as partes recebam o pagamento (e todas as partes tenham pago), registre os recibos e cuide de todos. Você deve ser um dos últimos a sair pela porta - e certifique-se de que ela esteja trancada atrás de você.

Parte 5 de 5: solução de problemas

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    Saiba como lidar com hóspedes atrasados e outros problemas de hóspedes. Este é um problema comum, por isso é melhor estar preparado. Em geral, os atrasos são compreensivelmente difíceis de evitar (como problemas de tráfego imprevistos) e são perdoados pelos hóspedes que chegaram a tempo. Dito isso, aqui estão algumas coisas que você pode fazer para fazer o seu melhor para evitar que aconteça:
    • Certifique-se de que os convites estejam claros quanto à hora do evento e, se solicitar um RSVP, certifique-se de que a hora seja confirmada. Comunique-se com (por meio de sua folha de contato) o MC, convidados relevantes (geralmente os líderes dos membros do partido), artistas e funcionários da cozinha assim que você souber de um problema que não pode resolver facilmente. Caso os convidados atrasados sejam o foco (como a noiva e o noivo), os métodos usuais são:
    • Entre em contato com o (s) hóspede (s) atrasado (s) diretamente para verificar se há uma estimativa. Avise a cozinha imediatamente sobre todos os desenvolvimentos para que eles possam desacelerar ou acelerar para acompanhar o tempo.
    • Evite divulgar publicamente que o evento está sendo atrasado por causa de alguns convidados (porque a festa resolverá isso por conta própria), mas avise aos principais anfitriões ou membros da festa que você foi informado do fato. Diga a eles o que você pretende fazer, mas permita que os anfitriões façam uma sugestão, pois eles conhecem os membros de seu partido e o que seria apropriado no contexto.
    • Vigie cuidadosamente o tempo em relação aos discursos. Se os convidados principais se atrasarem, sirva um aperitivo adicional (primeiro prato) e / ou bebida mais cedo, pois isso evitará que os hóspedes que chegarem na hora fiquem entediados e os manterá ocupados.
    • Para convidados que vão se atrasar mais do que o razoável ou possível (como ao servir comida que simplesmente não pode esperar, como suflês), inicie o evento conforme planejado e quando os convidados atrasados chegarem, inicie-os no próximo prato de uma refeição (mesmo que seja sobremesa).
    • Organize uma dança, jogo, discurso ou outra forma de entretenimento adicional (especialmente música), e garanta distrações extras, como fotos de grupos ou festas, sejam feitas até que eles cheguem e esta estratégia de backup deve ser considerada com um dia de antecedência.
    • Para os hóspedes que chegam deliberadamente atrasados, deve ser visto como escolha do hóspede, não sua culpa como gerente, portanto, seu dever é primeiro para com os hóspedes que já estão presentes e garantir que eles sejam cuidados. Em suma, aja como se não houvesse problema e prossiga de qualquer maneira.
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    Saiba como lidar com questões alimentares. Este é raro se você planejou as coisas com cuidado; no entanto, acidentes acontecem (como um convidado ou criança fazendo bagunça na mesa de uma comida ou um acidente na cozinha). Desde o início, você deve estar ciente do tipo de convidados para que possa levar em consideração quando e onde os alimentos são expostos (como em um buffet) e onde esses convidados estão sentados.
    • Qualquer derramamento por razões de segurança deve ser limpo imediatamente, mesmo que isso signifique remover um tapete vermelho ou decoração e móveis desejados para poder fazê-lo. Se for impossível esconder uma mancha sem afetar a aparência ou a integridade do item (como uma antiguidade), é aconselhável removê-la. Se você tiver um sobressalente, use-o; se não, mova o mobiliário ou decoração existente sutilmente para que não pareça estar faltando.
    • Uma barreira de corda macia, cortina ou tela é recomendada sempre que você precisar esconder a área de alimentação (como um buffet com pratos esfolados, ou ao organizar uma "revelação" do próximo prato), pois alguns convidados podem sentir que se houver comida a área de jantar é gratuita, quando eles querem - o que nem sempre é o caso.
    • Misture o menu. Se parte de um prato não for possível incluir (como um acompanhamento que foi queimado), exclua-o completamente, encontre uma alternativa, reduza o tamanho das porções para esticar os alimentos, mas aumente as porções de outros alimentos para equilibrar. Avise os hosts da tabela conforme necessário.
    • Vegetais inesperados, abstêmios, pessoas com alergias alimentares, dietas religiosas ou especiais - nenhuma surpresa deve ocorrer com um planejamento adequado - mas os hóspedes ocasionalmente trazem outros membros da família, parceiros ou amigos próximos sem avisá-lo, especialmente se não for um convite estrito- único evento. Isso geralmente é facilmente resolvido. Mantenha um número de funcionários à medida que os hóspedes chegam e quando eles chegam à porta, pergunte se há alguma necessidade de comida e avise a cozinha e o pessoal de serviço imediatamente.
    • Para grandes grupos inesperados que não são penetras, envie um membro da equipe à cozinha para fazer um inventário e, se necessário, dirija para coletar mais suprimentos. Normalmente, as cozinhas cobrem excessivamente a cobertura de acidentes e, com mais frequência, há mais cancelamentos do que hóspedes inesperados. Porções limitadas podem ser aumentadas quando você fornece enchimentos adicionais, como pães, saladas ou porções de vegetais, ingredientes para os quais podem ser rapidamente adquiridos em supermercados locais.
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    Saiba como lidar com crianças. É bom lembrar que muitos gerentes cometeram erros graves ao subestimar a inteligência ou esquecer as necessidades e desejos das crianças nos eventos, pois elas têm as mesmas necessidades e desejos dos adultos - se divertir e não se entediar. Lembre-se de que seus pais também costumam ficar ofendidos se o evento não atender aos seus filhos. Na prática, é melhor solicitar um RSVP para cada criança que vier.
    • As crianças pequenas (menores de 10 anos) recebem comida ou lanches mais cedo, já que muitos jantares começam as refeições até as 20h, o que é muito mais tarde do que a maioria das crianças está acostumada. A comida fornecida deve ser divertida e saudável, mas tão especial quanto o menu para adultos, já que os pais apreciam toques especiais para seus filhos - torna seu trabalho mais fácil para que eles possam se divertir como convidados por conta própria.
    • Acima de 10 anos geralmente é bom servir comida para adultos e porções, mesmo que eles não comam tudo, mas ofereça o menu infantil a eles (com a permissão dos pais) se eles não parecerem interessados nas opções. Também é conhecido por jovens de 13 a 18 anos pedirem frequentemente a mesma comida que os jovens, como hambúrguer e batatas fritas, em oposição à comida mais formal de restaurante e tem sido um truque frequentemente usado para mudar a marca do menu infantil como um "Menu Alternativo" para esta faixa etária de hóspedes. É muito sensato jogar pelo seguro e discutir com os principais convidados sobre seus planos para manter os jovens e os mais velhos engajados, com bastante antecedência.
    • Uma área separada deve ser fornecida para as mães com filhos pequenos para suas necessidades, como intervalos para ir ao banheiro / ir ao banheiro, amamentação (etc.) e um local para as crianças muito pequenas dormirem se estiverem cansadas.
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    Saiba como lidar com convidados turbulentos ou embriagados, invasores e outros problemas de hóspedes. Idealmente, isso nunca aconteceria, mas acontece - eventos familiares ou corporativos ambos. A política e o drama costumam surgir em eventos dos quais, como um estranho, você nem sempre estaria ciente. Se prepare.
    • Pergunte ao cliente ou convidados-chave antes do evento sobre a probabilidade de tais problemas, ou com convidados de hospedagem selecionados se não é apropriado discutir esses problemas com os convidados-chave, de modo que você possa garantir que as pessoas estejam sentadas em lugares que não causar problema. Recrute funcionários de serviço ou convidados-chave para atuar como monitores não oficiais, ficar de olho nos problemas e intervir quando necessário. A rigor, seu dever é garantir que o evento seja executado sem problemas, mas apenas onde for apropriado, e ficar fora de questões que são de interesse particular. Portanto, você deve estar ciente de quem dentro do partido são os "pacificadores" do grupo.
    • Como pode ser um trabalho difícil recusar álcool a um convidado embriagado ou lidar com um convidado embriagado que se inclina para a raiva ou violência, é aconselhável recrutar um convidado pacificador e envolver a aplicação da lei apenas quando necessário após consultar os principais convidados. Mesmo em pequenos eventos ou eventos de quintal, quando o álcool é frequentemente armazenado em uma caixa de gelo para que os convidados se sirvam, é igualmente importante estar atento.
    • Gatecrashers são difíceis. Caso isso aconteça, despeje-os discretamente, se apropriado - consulte seus principais hóspedes para verificar se eles são indesejados. Para penetras em grande escala e barulhentos ou abusivos, seu dever é proteger os hóspedes existentes quando apropriado e chamar a segurança ou a polícia se eles não saírem após serem educadamente solicitados a fazê-lo por você e / ou os principais convidados.
    • Os hóspedes costumam embaralhar os cartões com os nomes no início de onde estão sentados, de modo que acabam sentados ao lado das pessoas que desejam ou na mesa que desejam. É aconselhável verificar com os principais hóspedes até que ponto isso é permitido de acordo com eles. Normalmente, você deve ter organizado planos de mesa com antecedência e ter recebido a aprovação dos principais convidados. Se for necessário que as pessoas estejam em certas mesas, é aconselhável mantê-las fora da sala de jantar até a hora certa. Freqüentemente, o saguão, saguão ou área do bar servem para esse propósito e se for muito importante devido a questões familiares, é aconselhável agrupar as pessoas e movê-las em massa para as mesas separadas por cada hóspede anfitrião e pessoal de serviço para acomodá-las sua ordem adequada.
  5. 5
    Saiba como lidar com as intempéries. Chuva ou neve repentina e inesperada podem ser comuns em algumas partes do mundo; da mesma forma, uma onda de calor ou uma frente fria também podem representar um problema. Embora os eventos climáticos geralmente não sejam um problema se você estiver dentro de casa, estar do lado de fora torna as coisas difíceis. Se houver previsão de mau tempo, considere mudar o local do evento. Se o evento não puder ser realocado ou remarcado, alugue uma barraca ou pavilhão grande (é certo que isso pode ser caro no curto prazo). É importante ficar de olho na evolução do clima conforme você avança; muito pouco pode ser feito para salvar um evento afetado pelo clima, portanto, tire o melhor proveito do que você tem.
    • Muitas partes do mundo agora têm apólices de seguro em caso de mau tempo ou outros problemas. Se você estiver em uma área conhecida por mudanças inesperadas nas condições meteorológicas, recomenda-se fazer uma cotação se houver a chance de o evento ter que ser reprogramado, uma vez que irá pelo menos cobrir o cliente o custo de prolongar o aluguel de equipamento, local e pessoal de serviço.
O MC nem sempre organiza o evento inteiramente
O MC nem sempre organiza o evento inteiramente, mas é o anfitrião do evento.

Pontas

  • Mantenha um espaço pequeno com fácil acesso para coisas como guardanapos extras para derramamentos, extintores de incêndio, o kit de primeiros socorros e outros acessórios. Se tudo correr bem, você não precisará deles, mas para grandes eventos é melhor estar seguro.
  • Para convidados e palestrantes cansados, com jet lag ou mentalmente esgotados, é aconselhável verificar com eles ou seus assistentes sobre seu bem-estar e, se necessário, reservar um spa e tratamento de massagem ou outra forma adequada de rejuvenescê-los. Também pode ser garantir que recebam algum alimento, caso não tenham comido por algum tempo, ou algum remédio, se estiverem um pouco mal (como dor de cabeça relacionada ao vôo, nervosa ou de estômago). Encaminhe-os a um médico, se necessário. Convidados cansados e palestrantes convidados podem destruir um evento, independentemente dos outros obstáculos que você teve que superar durante a noite.
  • Procure garantir que todos possam ver e ouvir o palco, a música ou os discursos.
  • Também é bom lembrar que é sempre um privilégio gerenciar o evento de outra pessoa, mesmo que possa parecer estressante e difícil, já que sua contribuição pode deixar muitas pessoas muito felizes, deixando-as com uma experiência que vão lembrar por toda a vida, enquanto dando a você uma gama de habilidades que você pode usar no seu dia-a-dia.
  • Como gerente, você pode ter que agir como um anfitrião improvisado ou até mesmo um parceiro de dança para garantir que o evento prospere. É aconselhável desenvolver habilidades para ser um orador e dançarino hábil, mas ao mesmo tempo delegar a função de gerenciamento a outro membro da equipe que pode substituí-lo no futuro. O objetivo é garantir que ninguém se sente à mesa silenciosa.

Perguntas e respostas

  • É seguro para voluntários administrar um estacionamento por conta própria, sem agentes de segurança?
    sim. Mas certifique-se de que os voluntários estejam usando coletes de segurança para que possam ser vistos da janela do carro.
  • E se eu oferecer uma festa de aniversário e o bolo desaparecer?
    Você poderia explicar aos seus convidados sobre o assunto, você pode até se surpreender quando alguém se oferece para ajudar a trazer um bolo. Além disso, tente encontrar uma alternativa, talvez uma sobremesa ou um biscoito. Mas seja sempre sincero, às vezes é melhor falar a verdade no começo enquanto eles não estão esperando comer o bolo.
  • Quero trabalhar em gestão de eventos, mas não fiz nenhum MBA em gestão de eventos. Eu também não tenho nenhuma experiência de trabalho. O que devo fazer para avançar neste campo?
    Envolva-se em vários eventos de voluntariado, você também pode trabalhar em algo que envolva relações públicas, já que é um escopo maior da gestão de eventos.
  • O bufê não apareceu e não está atendendo ao telefone. O que devo fazer?
    Ligue para o gerente ou o atendimento ao cliente e pense em uma história para alegrar os clientes famintos enquanto você procura uma alternativa próxima, como um restaurante que faz entregas.

Comentários (12)

  • dlegros
    Muito bem e facilmente explicado.
  • sgalhardo
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  • starkjayde
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