Como organizar arquivos?

Mantenha algumas pastas de arquivos extras
Mantenha algumas pastas de arquivos extras e arquivos pendentes à mão, pois eles irão absorver muito do desgaste com o tempo.

Documentos em papel podem ser opressores e pode ser difícil dizer quais deles você precisa manter e quais você pode querer jogá-los fora. Classificando sua papelada, fazendo um plano de ataque e usando um sistema consistente, você pode conquistar aquela montanha de documentos em papel antigos em menos tempo do que você poderia imaginar!

Parte 1 de 4: fazendo seu plano de ataque

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    Classifique e registre seus arquivos. Você precisará determinar com que tipo de informação está lidando para poder colocar seus arquivos em ordem. Pegue a caneta e o papel e, enquanto examina seus arquivos, registre o assunto de cada arquivo e anote as informações.
    • Por exemplo, você pode registrar recibos de mantimentos em seu jornal e, em seguida, definir o assunto para essas entradas como "Despesas de vida" ou "Gastos".
    • Se algum arquivo contiver informações conflitantes, uma ampla gama de documentos, ou estiver particularmente cheio, deixe um pequeno memorando para você ao lado do assunto de cada arquivo.
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    Elabore categorias principais para ajustar os assuntos em seu registro. Agora que você tem uma lista dos assuntos contidos em seus arquivos, precisa agrupá-los em grupos amplos. Tente agrupar os assuntos do seu arquivo no menor número possível de categorias principais. Você vai querer criar categorias amplas até que todos os seus assuntos se encaixem em uma categoria principal correspondente. Você nunca sabe quais arquivos futuros podem entrar em sua biblioteca e deseja que seu sistema seja flexível o suficiente para acomodar. Alguns exemplos de categorias principais são:
    • Dinheiro
    • Doméstico
    • Saúde
    • Trabalho / Negócios
    • Educação
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    Codifique suas cores. Você está em boa forma agora que ordenou seus arquivos e classificou seu sistema, mas poderá pular para seus arquivos em um instante se incluir um código de cores. Isso permite ainda mais flexibilidade em seus arquivos, já que você poderá agrupá-los por categoria e, ao mesmo tempo, aplicar a alfabetização. Você pode considerar a codificação de seus arquivos com:
    • Verde para finanças
    • Vermelho para documentos pessoais
    • Azul para documentos médicos
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    Organize seus arquivos. Dê uma olhada no registro do seu arquivo. Qualquer lugar que você notou desordem, plenitude ou discrepâncias merece uma segunda olhada. Existe algo que parece desnecessário? Este é o ponto onde você deve jogar todo o lixo de que não precisa direto para o lixo.
    • Para ajudar a decidir se um documento deve ou não ser mantido, pergunte-se: "Quando eu precisei deste documento? Precisarei dele no futuro?"
    • Os recibos são os principais responsáveis pela desordem e, a menos que você os esteja guardando para uma possível devolução futura de um produto, podem ser jogados fora quase imediatamente.
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    Escolha o recipiente certo. Isso mudará consideravelmente com base na necessidade individual, mas dar uma olhada no formato de seus arquivos deve lhe dar uma indicação de que tipo de contêiner você precisará. Escritórios e grandes coleções de arquivos pessoais podem precisar de um (s) gabinete (s) de arquivamento. Arquivos menores às vezes podem ser armazenados em uma pequena caixa de arquivo.
    • Certifique-se de comprar um contêiner de arquivo de qualidade. Seus árduos esforços de organização podem ser arruinados por um derramamento se o contêiner quebrar ou uma alça se soltar.
Agora que você tem uma lista dos assuntos contidos em seus arquivos
Agora que você tem uma lista dos assuntos contidos em seus arquivos, precisa agrupá-los em grupos amplos.

Parte 2 de 4: avaliando o conteúdo de seus arquivos

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    Conheça seus limites de tempo. Alguns documentos em papel parecem importantes, mas realmente não precisam ser guardados, enquanto outros documentos você precisa para guardar toda a sua vida! A cada poucas semanas, você deve pensar em documentos urgentes, como registros bancários, e dar uma olhada em seus arquivos para ver se algum limite de tempo terminou.
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    Destrua registros bancários antigos. Você deve manter o depósito e os recibos do caixa eletrônico até reconciliá-los com seu extrato bancário mensal. Seus extratos mensais de conta corrente e poupança podem ser salvos até a temporada de impostos. Depois de concluir seus impostos, você pode arquivar os extratos bancários necessários para comprovar as deduções com seus registros fiscais. O resto pode ser picado.
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    Limpe seus arquivos de contas de cartão de crédito antigas. Depois de verificar e pagar a conta, você não precisará mais dela, a menos que confirme uma dedução de seus impostos. Você também deve reter as contas de itens pagos com crédito que estão na garantia até que ela expire.
    • É uma boa ideia manter os documentos de garantia e recibos correspondentes reunidos grampeando o recibo de crédito na garantia.
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    Segure suas apólices de seguro. Esses documentos devem ser mantidos até o vencimento ou substituição e, em seguida, destruídos. Muitas das suas informações pessoais estão incluídas nesses tipos de documentos, portanto, você pode considerar a possibilidade de destruí-los para descarte.
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    Elimine seus documentos fiscais anualmente. Você deve manter todos os documentos fiscais relativos ao ano em que está arquivando em um único arquivo. Se este arquivo for muito grande, um arquivo sanfonado pode acomodar melhor os papéis. Depois de arquivar sua devolução, fique à vontade para jogar o documento no lixo.
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    Reter suas declarações de impostos estaduais ou federais a longo prazo. É recomendável que você guarde todas as declarações de impostos estaduais e federais por um período mínimo de sete anos, embora se você entrar com um contador, você deve perguntar a ele se há algum arquivo associado que você possa remover que não seja mais necessário.
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    Armazene certidões de nascimento e óbito, testamentos e certidões de casamento. Esses documentos importantes devem ser mantidos enquanto você estiver vivo. Você pode usar uma capa de plástico para protegê-los, pois o desgaste normal pode tornar o papel delicado.
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    Guarde as informações da sua apólice de seguro de vida. Você não quer jogar fora esses documentos, a menos que tenha uma apólice de seguro de vida; nesse caso, você pode jogar fora a papelada quando o prazo terminar.
Você nunca sabe quais arquivos futuros podem entrar em sua biblioteca
Você nunca sabe quais arquivos futuros podem entrar em sua biblioteca e deseja que seu sistema seja flexível o suficiente para acomodar.

Parte 3 de 4: juntando seus arquivos

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    Reúna ou compre seus materiais. O equipamento de arquivamento correto garantirá que seus arquivos sejam organizados de maneira ordenada e segura. Dependendo da extensão do sistema de arquivamento que você está criando, pode ser necessário adicionar alguns itens a esta lista, mas os itens essenciais para o seu sistema de arquivamento pessoal incluem:
    • Sharpie preto
    • Pastas de Classificação
    • Marcadores coloridos
    • Caixa de arquivo / armário
    • Pastas (com guia para etiqueta)
    • Arquivos suspensos
    • Punção de dois furos
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    Rotule quando necessário. Seu Sharpie e Log serão seus melhores amigos enquanto você escreve cada título de pasta no rótulo de suas novas pastas. Escreva claramente e deixe algum espaço na etiqueta para um ponto de cor para o código de cores.
    • A legibilidade é fundamental para suas etiquetas, portanto, considere usar todas as letras maiúsculas, mas faça o que fizer, mantenha o estilo com que escreve consistente.
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    Elabore um sistema de alfabetização, se desejar. Seu sistema alfabético é uma questão de preferência pessoal. Algumas pessoas acham mais fácil colocar todos os arquivos em ordem alfabética de acordo com a primeira letra, algumas categorias mestre em ordem alfabética, em seguida, subpastas e, finalmente, documentos individuais em subpastas. Aplique qualquer sistema que você achar mais natural de forma consistente para seus arquivos.
    • Algumas pessoas preferem usar a lei da sobreposição para organizar documentos individuais em subcategorias. Isso significa que cada novo documento adicionado a uma subpasta é arquivado primeiro, o que colocará os documentos antigos no final da pasta e os documentos mais recentes na frente.
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    Codifique seus arquivos com cores. Cores ousadas que podem ser vistas de forma rápida e óbvia são as melhores opções para o seu sistema de codificação de cores. Tente combinar cores com categorias comumente associadas. Por exemplo, se você tiver uma categoria "Dinheiro", talvez queira usar verde para codificar esta pasta com cores.
    • Cada pasta deve receber um ponto em negrito à direita da etiqueta escrita de cada pasta. Dessa forma, você pode saber rapidamente em que categoria cada arquivo se encaixa, mesmo se você tiver vários em sua mesa.
    • Pode ser útil usar arquivos de cores diferentes para cada categoria (ou para uma categoria importante) também.
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    Remova os arquivos ativos. Provavelmente haverá alguns arquivos que você usa ou faz referência com frequência. Esses arquivos "ativos" podem ser um pouco mais convenientes para você se você os tiver em sua mesa ou em outro lugar facilmente disponível.
    • Remova os arquivos ativos depois de rotular e codificar com cores. Dessa forma, você pode mover arquivos ativos perfeitamente entre sua mesa e o contêiner de arquivos.
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    Insira seus arquivos. Coloque seus arquivos suspensos em seu contêiner de arquivo. Eles formarão as principais divisões em seu sistema de arquivamento e evitarão que seus grupos de arquivos se tornem desajeitados ou complicados. Em cada arquivo suspenso, você deve colocar 2 a 3 pastas de arquivos regulares, embora possa caber mais ou menos dependendo do tamanho das pastas.
Isso permite ainda mais flexibilidade em seus arquivos
Isso permite ainda mais flexibilidade em seus arquivos, já que você poderá agrupá-los por categoria e, ao mesmo tempo, aplicar a alfabetização.

Parte 4 de 4: mantendo seus arquivos em papel

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    Substitua o desgaste em seus arquivos. O tempo vai afetar seus arquivos, sem mencionar que várias coisas podem acontecer ao longo dos anos e cansar seu sistema de arquivamento. Mantenha algumas pastas de arquivos extras e arquivos pendentes à mão, pois eles irão absorver grande parte do desgaste com o tempo.
    • Fique de olho no seu contêiner de arquivo também. Uma alça ou fecho quebrado em seu contêiner de arquivo pode salvá-lo de horas de trabalho na estrada.
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    Revisite seu registro e sistema. Quando você está trabalhando muito para colocar tudo em seu devido lugar, pode ser difícil ver a imagem inteira com clareza. Retornar ao sistema de arquivamento depois de alguns dias ou semanas pode melhorar muito a eficiência do sistema. Nesse ponto, você deve estar familiarizado com qualquer um dos pontos fracos do sistema, e algumas pequenas mudanças podem fazer uma grande diferença.
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    Subdividir arquivos completos com pastas. Quando um arquivo suspenso específico fica cheio demais ou se torna difícil de gerenciar com muitos documentos, você pode adicionar uma subpasta menor a ele para que não seja tão desajeitado ou dividi-lo em dois arquivos suspensos separados. Por exemplo, se você tiver muitas despesas comerciais na categoria "Finanças", poderá reunir esses documentos em uma única pasta "Despesas comerciais" e aninhá-la em "Finanças".
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    Adicione guias à mistura, quando aplicável. As guias são uma ótima maneira de subdividir ainda mais seu sistema de arquivamento para facilitar o uso. As guias são excelentes marcadores de categoria, mas também podem ser usadas para ajudá-lo a localizar pastas de arquivo delgadas, mas vitais.
    • Você também pode usar guias inseríveis para designar seus arquivos ativos. Você pode querer rotular estas guias: Faça agora, Faça mais tarde e Pendente (com documentos indicando pendentes para os quais você está aguardando uma resposta)

Perguntas e respostas

Perguntas não respondidas
  • Quais são as desvantagens de usar sobreposição em sistemas de enchimento?

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