Como planejar eventos para uma reunião de faculdade?

Você pode ter certeza de planejar eventos que tornarão sua reunião de faculdade divertida
Ao organizar uma equipe de voluntários apaixonados e comprometidos e delegar o trabalho de planejamento e organização de eventos com bastante antecedência, você pode ter certeza de planejar eventos que tornarão sua reunião de faculdade divertida e memorável.

O planejamento de uma reunião de faculdade bem-sucedida requer comunicação e coordenação em larga escala. Também requer alguma criatividade para criar um programa bem equilibrado que agrade a todos. Ao organizar uma equipe de voluntários apaixonados e comprometidos e delegar o trabalho de planejamento e organização de eventos com bastante antecedência, você pode ter certeza de planejar eventos que tornarão sua reunião de faculdade divertida e memorável.

Parte 1 de 3: se organizando

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    Entre em contato com a associação de ex-alunos da sua faculdade. Você pode acessar suas informações de contato através do site da sua faculdade. A Associação de Ex-alunos terá muitos recursos úteis para auxiliar seu processo de planejamento, incluindo listas de aulas, arquivos online e assistência no campus. Entre em contato com a Associação o mais rápido possível para aproveitar ao máximo o que ela tem a oferecer.
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    Forme um comitê. Busque a ajuda de seus colegas para dividir o trabalho de planejamento de eventos. Trabalhe por meio da Associação de Ex-alunos para encontrar outras pessoas que sejam apaixonadas pelo planejamento de reuniões. Você vai querer alistar pelo menos 10-15 pessoas para o seu comitê, e você vai querer começar seu processo de planejamento com 9 a 12 meses de antecedência.
    • Nomeie um diretor para supervisionar a logística geral.
    • Delegar posições auxiliares para outros membros do comitê, incluindo tesoureiro, contato da Associação de Ex-alunos, promotor de eventos e coordenadores de local, entretenimento e decoração.
    • Se o seu comitê não puder se reunir pessoalmente, chamadas em conferência ou hangouts no Skype também funcionarão.
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    Escolha a data ou datas. Comunique-se com sua faculdade para garantir que essas datas não entrem em conflito com nenhum outro evento afiliado à escola. Quanto mais cedo você marcar um encontro, maior será a probabilidade de as pessoas limparem suas agendas e tomarem providências para comparecer.
    • Aproveite os sites de pesquisa online, como o Survey Monkey ou o Google Forms, para avaliar o interesse e a disponibilidade de seus colegas de classe.
    • Considere fazer sua reunião durante a temporada de futebol ou a semana do baile, quando muitos ex-alunos decidem voltar de qualquer maneira.
    • Você também pode considerar a escolha de uma data durante as férias de verão ou inverno, quando os campi estarão relativamente abertos e disponíveis para receber um grande grupo de visitantes.
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    Determine um orçamento realista. Seu orçamento deve incluir os custos de reservas de locais, serviços de alimentação e limpeza, entretenimento e decoração. Considere subsidiar os custos de transporte e pernoite para estimular um maior comparecimento. Certifique-se de levar em consideração os impostos e gratificações locais.
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    Decida como você arrecadará dinheiro para os eventos de reunião. As abordagens populares incluem pedir doações, realizar eventos de arrecadação de fundos, vender ingressos para eventos especiais ou estabelecer uma taxa fixa para todos os participantes. Você pode empregar várias táticas, como realizar uma campanha de arrecadação de fundos e vender ingressos para jantares, a fim de arrecadar fundos para seu orçamento projetado. Considere abrir uma conta bancária para centralizar o processo de arrecadação de dinheiro e grandes pagamentos.
Siga o protocolo da escola na organização de eventos de reunião da faculdade
Siga o protocolo da escola na organização de eventos de reunião da faculdade.

Parte 2 de 3: criando eventos

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    Crie um programa equilibrado. Você vai querer equilibrar as funções sociais com eventos baseados em entretenimento, bem como funções voltadas para a família com eventos noturnos, "somente para adultos". Além disso, certifique-se de oferecer uma variedade de eventos durante o dia e à noite. Ao fazer isso, você certamente atenderá às necessidades e preferências do maior número possível de participantes.
    DICA DE ESPECIALISTA

    Mantenha tudo o mais inclusivo possível. Quando você está planejando um evento como uma reunião, é difícil saber muito sobre as preferências de todos, então tente ser o mais flexível possível. Por exemplo, inclua alimentos anti-alérgicos e vegetarianos no caso de alguém ter restrições dietéticas, e forneça muitas opções de bebidas não alcoólicas. Além disso, se houver algum entretenimento, mantenha-o leve e divertido e evite qualquer coisa que seja muito polarizadora.

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    Planeje eventos centrados em jantares. Centrar seu evento em torno do almoço ou jantar é uma ótima maneira de encorajar um grande público. Considere a vibração de cada evento e planeje jantares, almoços ou coquetéis de acordo.
    • Se o seu reencontro ocorrer durante a primavera ou verão, almoços ao ar livre são uma ótima maneira de aproveitar o clima - mas certifique-se de ter um plano de reserva para o caso de chover!
    • Refeições sentadas são mais apropriadas para jantares formais, enquanto buffets são melhores para ambientes mais casuais.
    • Os coquetéis com hor d'oeuvres podem ajudar a preencher o tempo entre o almoço e o jantar.
    • Organize um brunch de domingo para acomodar os planos de viagem das pessoas.
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    Crie configurações amigáveis. Os eventos anteriores no programa devem se concentrar na criação de espaços para os velhos amigos se reconectarem. Concentre-se em criar um clima que incentive as pessoas a se lembrarem dos dias de faculdade juntos. Coloque crachás na porta para ajudar velhos amigos a se reconhecerem e conduza atividades quebra-gelo durante eventos anteriores do programa.
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    Mostre uma apresentação de slides de momentos memoráveis de seus anos de graduação. A apresentação de slides pode incluir fotos de seus colegas de classe e professores, bem como documentação de marcos significativos de sua experiência na faculdade, incluindo regresso a casa, eventos esportivos, vida no dormitório e formatura. O Facebook e outras formas de mídia social podem ser um ótimo recurso para coletar imagens.
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    Jogue risco de grupo que apresenta questões específicas para sua experiência na faculdade. Designe equipes aleatoriamente para encorajar mais interação entre seus colegas de classe e ofereça um prêmio (como roupas de escola ou vouchers para bebidas em eventos posteriores) para estimular uma competição saudável. Exemplos de perguntas podem incluir "O nome do refeitório que hospedou a noite de Thursday Wings and Fries" ou "O time rival que finalmente vencemos na partida de boas-vindas de 91".
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    Crie uma lista de reprodução de música popular dos seus anos de faculdade. Configure uma pesquisa online antes de sua reunião para que os participantes enviem suas músicas favoritas e compile suas respostas em uma lista de reprodução. Considere hospedar uma noite de karaokê!
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    Aproveite as atividades no campus. Reserve um certo número de ingressos para futebol ou jogos de futebol se seu reencontro acontecer durante uma temporada de esportes. Observe as apresentações no campus, como shows, peças de teatro e mostras de alunos, e certifique-se de divulgar seus horários e locais em seu programa.
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    Conduza passeios em seu campus ou cidade. Especialmente se a cidade da sua faculdade mudou significativamente desde a sua formatura, um passeio pela área é uma ótima atividade diurna para chamar a atenção para essas mudanças. Independentemente disso, um passeio provavelmente gerará mais nostalgia e conversa entre os participantes.
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    Faça um evento de arrecadação de fundos. Especialmente se sua reunião for afiliada à Associação de Ex-alunos, grandes reuniões são um horário nobre para a realização de eventos para arrecadar dinheiro para sua faculdade. Trabalhe com a Associação para planejar uma refeição ou evento especial para incentivar sua classe a doar dinheiro para um presente para sua alma mater.
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    Mostre um filme clássico dos seus anos de faculdade. Alugue um teatro na cidade e faça uma votação antes do evento para determinar qual filme traria o maior comparecimento. A exibição de um filme é um ótimo evento "depois do jantar" para ajudar as pessoas a relaxar à noite.
Você vai querer equilibrar as funções sociais com eventos baseados em entretenimento
Você vai querer equilibrar as funções sociais com eventos baseados em entretenimento, bem como funções para a família com eventos noturnos, "somente para adultos".

Parte 3 de 3: organização de eventos

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    Encontre locais no campus. Os espaços afiliados a faculdades são provavelmente mais baratos do que os locais privados. Escolha um espaço que acomodará o número projetado de participantes da reunião. Ao garantir o local, certifique-se de perguntar sobre acomodações em estacionamento, serviços de alimentação, recursos audiovisuais e procedimentos de limpeza.
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    Reserve grupos de desempenho de alunos para entretenimento. Crie um programa equilibrado, organizando uma variedade de atividades sociais e eventos culturais. Pesquise reuniões anteriores em sua faculdade para se inspirar e comunique-se com diferentes organizações no campus para envolver os grupos de arte e música dos alunos. Reservar alunos artistas é uma estratégia econômica para fornecer entretenimento e, ao mesmo tempo, mostrar o talento atual de sua alma mater.
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    Exiba especialidades gastronômicas locais. Entre em contato com restaurantes locais e favoritos no campus para encontrar fornecedores que atendam às necessidades de seus eventos. Se possível, considere encontrar-se pessoalmente com os fornecedores e provar suas ofertas antes de fechar os menus. Se apropriado, providencie a contratação de um bartender ou compre vinho e cerveja a granel.
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    Reserve espaço de hospedagem para participantes de fora da cidade. Determine o número máximo de participantes e confirme se os hotéis locais serão capazes de acomodar a todos. Se sua reunião ocorrer durante as férias de verão, determine se sua faculdade permitirá ou não que você alugue dormitórios no campus para acomodações econômicas.
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    Organize decorações que aumentem a nostalgia. Ótimas decorações irão inspirar conversas ou comentários entre seus colegas; alguns podem até ser reutilizados como lembranças quando a reunião chegar ao fim. Entre em contato com a Associação de Ex-alunos para obter informações sobre reuniões anteriores para possíveis negócios em decoração com tema universitário no atacado e considere uma combinação de decorações compradas e caseiras para economizar dinheiro.
    • Prepare tabelas com anuários de sua classe. Esta decoração tem um duplo propósito como atividade quebra-gelo.
    • Crie um quadro de imagens do tipo "antes e agora" que mostre fotos do passado e do presente dos participantes da reunião.
    • Faça colagens de recortes de jornais do campus e notícias nacionais dos seus anos de faculdade.
    • Use roupas espirituais da faculdade, como camisetas, camisas esportivas e bandeiras, como peças centrais.
Grandes reuniões são um horário nobre para a realização de eventos para arrecadar dinheiro
Especialmente se sua reunião for afiliada à Associação de Ex-alunos, grandes reuniões são um horário nobre para a realização de eventos para arrecadar dinheiro para sua faculdade.

Pontas

  • Siga o protocolo da escola na organização de eventos de reunião da faculdade. Para ser considerada uma reunião sancionada pela escola, você precisará seguir certos procedimentos de privacidade, acessibilidade e adequação.
  • Mantenha linhas de comunicação abertas com os gerentes do local, serviços de catering e provedores de entretenimento durante todo o processo de planejamento. Confirme todas as providências por escrito.
  • Contrate um fotógrafo para ajudar a documentar o evento.

Coisas que você vai precisar

  • Associação de ex-alunos da faculdade
  • Arrecadação
  • Lista de Classes
  • Reserve a data
  • Convites / Registro
  • Comitê de Voluntários
  • Local
  • Programa
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